医療機関でもさまざまなシステムが導入されるようになり、患者様との接触が少しずつ減少しています。
電子カルテについては、ほとんどのクリニックでも当たり前となり、医師だけでなく、スタッフや患者様にも抵抗なく受け入れられています。
他にも、保険証とマイナンバーカードの連携にて受付で提示するというより、機械にかざすという印象に変わりつつあります。
そんな中、IT化にするには難しい、そもそも発想がなかったものをWEBにて完結することができるようになりました。
それが「WEB問診システム」です。
クリニックに受診する際に、患者様の情報を確認することは必須です。診断のため、治療、服用のためにも欠かせないものです。
この問診票をWEBにて作成することでメリットもあれば、もちろんデメリットもあります。クリニック側、患者様側、それぞれの立場においても考え方が違います。
そこで、今回は「WEB問診システムの導入に悩んでいる」という開業医の方に向けて、導入するメリットとデメリットについて、導入する際のポイントについてご紹介します。
問診票について
クリニックの受診に欠かせない問診票について確認してみましょう。
決まった定義はありませんが、患者様がクリニック側へ自身の情報を伝える手段となります。
問診票が必要となるケースは以下のようなタイミングとなります。
・初めてクリニックに受診する
・定期的に受診しているけど、いつもと症状が違う
・最終受診が1年以上前になる
クリニックによって対応は違いますが、いつもと違う受診理由なら教えて欲しいというのが正直なところです。
問診票の作成は義務化されている？
カルテと違い、問診票に関しては義務化されていません。
けれど、来院目的以外に事前に知っておきた情報や治療や服用などにおいて禁忌がないかの確認をしておきたいので、ほとんどのクリニックで作成しており、患者様に記入をお願いしています。
クリニックが知っておきたい患者様情報（一例）
・既往歴
・他院への受診
・服用中の薬
・アレルギーの有無
・妊娠の可能性
この他にも、家族の病歴や飲酒や喫煙なども診療科によっては詳しく確認していきます。
WEB問診について
従来の問診票は、来院された患者様に直接記入してもらうものでした。辛い症状が続く中で、待合室で記入してもらうのも忍びないのですが、必要なこととしてお願いしていました（場合によっては、看護師や医療事務員が記入することもあり）。
WEB問診は来院後に記入してもらうのではなく、受診を希望する際に予約と一緒に問診票に記入するというものになります。
問診票は、患者様ご自身のスマホやタブレット、パソコンなどから記入してもらうので、そのまま電子カルテに反映させることも可能となります。
WEB問診にするメリット
来院前に問診票への入力を済ませておくことで、どんなメリットがあるかを確認していきましょう。
スタッフの業務削減
クリニックの受付にて診察券、保険証の提示をお願いします。その際、初診であれば問診票への記入もお願いいたします。
ここでスタッフの仕事が2つあります。
患者様が1人で記入ができない場合、スタッフのサポートが必要となります。受付または看護師がサポートすることになります。体調が悪い方や高齢者の場合、難しい時には必須です。
そして、もう一つはカルテへの添付です。カルテが紙媒体、電子にもよりますが、他の患者様と間違えないように用意しなくてはいけません。
WEB上で完結すれば、こうした作業は減るので作業効率が落ちることはありません。
待ち時間の短縮
患者様の立場になっても、待ち時間の短縮になります。
ご自身の記入時間がなく、スタッフの業務も止まらない、これだけでも待ち時間の短縮に繋がります。
調子の悪い時の受診ほど早く診察してもらいたいものです。こうした時ほど待ち時間が短いと、患者様の満足度は上がります。
感染リスクが減る
クリニックの窓口では、記入用のペンやバインダーなどは基本的に使いまわしています。もちろん、一回使用されるごとに消毒はしていますが、それでも気になる患者様は多くいらっしゃいます。
WEB上であれば、患者様自身のスマホ等を利用するので、感染リスクが下がります。
また、クリニック側から見ても、感染を疑う患者様の院内への入室を制限することできます。コロナ禍以降、車での待機には患者様も了承してくださる方が増えているので、クリニック側としても助かります。
WEB問診にするデメリット
メリットの多いWEB問診ですが、やはりデメリットはあります。
全てのクリニックに導入することが良いとは言えないので、デメリットについてもきちんと確認していきましょう。
スマホやタブレットが苦手な患者様
スマホやタブレットは持っていて当たり前、使えて当たり前という人は増えてきていますが、やはり使用に対して「苦手だな」と感じる人はいらっしゃいます。
年齢層的には50代以上の方に多い傾向があります。また、クリニックの問診票となると、普段の使い勝手とは違うということで、年齢に関係なく不安を感じる人もいらっしゃいます。
地域性もある
キャッシュレスが進んだり、仕事で活用するなど、スマホの普及は進んでいますが、日常的にスマホやタブレットに触れる機会が少ない地域もあります。
地方都市や過疎化が進んでいるような地域ではWi-Fi問題なども考えると、WEBで事前問診というのはハードルが高くなります。
WEB問診システムの選ぶポイント
実際に導入を検討されている方に、システムを選ぶポイントをご紹介します。
サポートが手厚い
導入するまでに操作の説明やスタッフへの指導などはありますが、導入後も同じようなサポートを受けられるのか、また、トラブル時には迅速な対応をしてもらうことができるのかをきちんと確認しておきましょう。
場合によっては、有償プランとなるところもあるので注意してください。
価格の適正
システム導入に向けて費用は抑えたいところです。しかし、安いから得したよかったというのは、必ずしも良い結果になるとは言えない場合があります。
例えば、安いのはよかったが、必要となることは全てオプションであり有償となるケースがあります。
サポート以外には、必要な機能を追加したら他社と変わらない金額になったということはよくあることです。
診療科によって、問診の内容はカスタマイズしたいはずです。こうした部分が提示された金額に含まれているのかを見積りの段階で確認してください。
スタッフには専門業務に徹してほしい
クリニックで患者様に寄り添うことは、必要なことです。相手の立場になって接することができるスタッフは1人でも多くいてほしいものです。
しかし、問診のように意外なところで時間を取られることはクリニックとしてもスタッフとしても、地味にストレスであることは間違いありません。
もちろん、患者様にとってもそうです。
スタッフ一人一人が本来の業務に徹することで、医師も患者様と向き合う時間が取れますし、正しい治療を提供することができます。
導入が必ずしもメリットになるとは限りませんが、それぞれが自分の仕事ができるように導入を検討することは良いことではないしょうか。
