クリニック開業時の「内覧会」は、今後の集患につながる重要な機会です。
内覧会が成功すれば、集患だけでなく良い口コミを増やすことや、地域住民へ開業を周知する効果も期待できます。
そのため、内覧会を開催する場合には、成功するポイントや、してはいけないNGポイントを押さえておく必要があります。
また、「新規開業だから内覧会をする」といった、漠然としたイメージで開催するのではなく、効果的な内覧会を企画・開催することが重要です。
今回は、内覧会を成功させるポイントやNGポイントをはじめ、効果的な内覧会を開催するための秘訣をご紹介します。
なおコロナ感染症の影響が続く現在、安全に開催できる内覧会のポイントもまとめています。
内覧会を検討されている方は参考にされてみてください。
効果的な内覧会には目標設定が鍵
効果的な内覧会を開催するためには、準備段階での目標設定が鍵となります。
例えば、「地域住民への周知」「開業前に予約を入れてもらう」「内覧会に○人参加してもらう」という目標を立てたとします。
内覧会を地域住民へ告知し、参加してもらうためには「どういったチラシが効果的なのか」「景品の準備は必要なのか」など、具体的に何をすれば良いのか施策内容を検討します。
また開業前に予約を入れてもらうためには、スタッフからの説明はどのような内容にするのか、説明内容を検討する必要があります。
このようにまず目標を設定することで、スタッフ全員が目的意識を持って内覧会の準備を進めることができます。
目標設定の後、具体的な施策内容と考えることこそ、効果的な内覧会を開催する秘訣です。
内覧会を成功させるポイント
目標設定が決まれば、内覧会の施策を検討していきましょう。
ここからは、内覧会を成功させる施策のポイントをご紹介します。
案内状を作成する
まず地域住民へ、開業と内覧会を周知してもらうためには案内状の作成・配布を行います。
案内状は、内覧会開催の1ヶ月前、おそくても2週間前には配布・掲載します。
周辺住宅へのチラシの投函をはじめ、周辺事業所や商店などに開業の挨拶も兼ねて案内状を設置させて貰うことも効果的です。
ホームページで告知する場合
ホームページで告知する場合には、告知を開始する時期に気を付ける必要があります。
ホームページは、作成して2～3ヶ月ほどで検索エンジンから認識されます。
開始1ヶ月前にホームページで告知を開始した場合、情報が拡散されない恐れがあります。
このため、ホームページ上で告知する場合には、少なくとも2～3ヶ月前から準備しておく必要があります。
案内状は手書きや似顔絵入りなど工夫する
地域住民を対象にしている内覧会ですが、案内状には地図やアクセス方法を必ず記載しましょう。
またスタッフの手書き案内状や、院長の似顔絵入りの案内状なども集患には効果的です。
敷居が高いと思われがちなクリニックに親しみを持って貰えるよう、案内状は工夫してみましょう。
診療時と同じ服装と笑顔で
当日の服装は、診療の時と同じ服装をスタッフ全員が着用しましょう。
診療時と同じ服装をすることで、クリニックの様子が伝わりやすくなります。
またスタッフの表情は、クリニックの顔になります。内覧会は通常の診療とは異なりますが、診療時同様、温みのある笑顔や言葉使いで地域住民の方々とコミュニケーションをとりましょう。
説明内容を考えておく
冒頭で効果的な内覧会を行うためには、目標設定が重要だとご紹介しました。
設定した目標を達成するためには、どのような説明が必要なのかを検討しましょう。
例えば「開業前に予約をもらう」という目標であれば、普段は入れないようなMRI室や検査室などで説明を行うのも良いでしょう。
- 検査内容
- 検査が対象となる人
- 費用負担の説明など
実際の場所で、参加者が具体的に想像できる内容を紹介してみましょう。
案内の導線やイベントを用意する
説明内容が決定すれば、次に案内の導線を考える必要があります。
入り口から始まり、受付や待合室、診察室、検査室など、それぞれの説明内容と導線を決めておきます。
当日の流れに任せて説明するよりも、説明や案内を漏れなく効率的に紹介することができます。
また案内の内容によっては、「クイズラリー」や「健康チェック」などのイベントを盛んでみましょう。
来院した方々とのコミュニケーションをより円滑に進められますよ。
配布物を用意する
記念品（粗品）や、クリニックカード（名刺サイズのクリニックを紹介するカード）の配布も検討しましょう。
特に「クイズラリー」や「健康チェック」などのイベントを企画する場合には、景品を用意しておきましょう。
企画がより盛り上がり、説明に参加する人が増える効果が期待できます。
内覧会でしてはいけないNGポイント
ここまで効果的な内覧会を開催する方法や、成功するためのポイントをご紹介しました。
次は、内覧会でしてはいけないNGポイントについて解説していきます。
内覧会を平日に開催する
地域住民に内覧会へ参加してもらいたい場合、多くの住民が来院できるよう平日開催は避けるべきです。
スタッフが休日出勤になってしまう場合には、内覧会の目的や目標を説明した上で理解して貰いましょう。
関係者向けのレセプションを同日に開催する
関係者向けのレセプションと内覧会は、別日に設定します。地域住民への対応がおろそかにならないようにするためです。
同日に開催する場合は、両者との円滑なコミュニケーションを意識しましょう。
また、関係者はスーツで来院されることがあります。関係者へは事前に普段着での参加を依頼し、地域住民が気軽に参加できる環境を整えておきましょう。
トイレや手洗い場が汚れている
内覧会前はもちろん、当日もトイレや手洗い場を中心に掃除の時間を設けましょう。
「新規開業だから施設は綺麗」、「来院者の対応で忙しい」などと気を緩めたり、後回しにすることは禁物です。
多くの人が使用するトイレや手洗い場は、あっという間に汚れてしまいます。
施設の汚れは、悪い口コミやクリニックのイメージダウンに直結します。
当日は、あらかじめトイレや手洗い場掃除の当番を決めておくなど、院内を清潔に保てるように準備をしておきましょう。
コンサルに任せっぱなしにする
多くの場合、開業コンサルティングには内覧会の準備や企画、実施なども、開業時のプランに含まれています。
コンサルに依頼することで、内覧会の準備に費やす時間や労力の削減が期待できます。
しかし任せきりにしてしまうと、本来の目標や目的を見失う恐れがあります。
結果、来院者への対応がおろそかになってしまうことも考えられます。
コンサルに依頼する場合には、決してすべての準備を任せきりにせず、内覧会の目標や目的をすりあわせた上で一緒に準備を進めていきましょう。
コロナ禍の内覧会で気を付けること
次に、コロナ感染症の影響が続く現在、安全に開催するためのポイントをご紹介します。状況を確認しながら、次の3点に気を付けて開催しましょう。
- 入り口での検温とアルコールによる手指消毒を実施
- 入場制限を設ける（院内が3密にならない定員数）
- 3密をつくり出さない、導線づくり
入場制限をする場合、外で並ぶ来院者のスペース確保にも留意する必要があります。
またクイズラリーや検査室での説明会など、3密になりやすい企画は中止ししたり、各場所の定員を設けたりするなど、3密にならない導線づくりを意識しましょう。
内覧会でもコロナ感染症対策を徹底することは、クリニックの信頼にも繋がります。
まとめ
今回は、内覧会を成功させるポイントやNGポイント、コロナ禍における内覧会開催で気を付ける点をご紹介しました。
内覧会を成功させ、集患に繋げていくためにはスタッフ一丸となって取り組む必要があります。
まずは内覧会の目標や目的を設定し、スタッフへ周知した上で準備、実施できると良いですね。
