病院の受付方法には大きく分けて受付順番制と予約制の２つがあります。
受付順番制を採用しているクリニックは多いですが、予約制にすれば患者さんの待ち時間が減ったり、院内が混まなかったり、新しい患者を獲得できたりと色々なメリットがあります。
予約制にはさらにネットでの予約受付と電話での予約受付の２つのパターンがあり、ネットで予約できるようにする場合は診療予約システムを利用します。
ネット予約と電話予約はどちらにもプラスの面もマイナスの面もあり、どちらが自分のクリニックに合うかを見極めた上で導入することが大切です。
そのためにはそれぞれの特徴を知ることが欠かせません。
そこで今回は診療予約システムを使ったネット予約と電話予約の特徴や予約システムで使える機能などをご紹介します。
病院に予約制を導入しようと考えている方はぜひ参考にしてくださいね。
ネットから予約できる。
診療予約システムを使った予約の特徴５つ
診療予約システムを使えば患者さんが事前に診察を予約することができます。
集患効果があったり、患者さんが快適に通院することに繋がったりとメリットがたくさんあるので診療予約システムを導入する病院も少なくありません。
まずは診療予約システムを使った予約の特徴についてまとめていきましょう。
1.ネットから予約できる
診療予約システムの最大の特徴はやはりネットから予約できるという点でしょう。
電話ではなくネットからの予約にすることで受付スタッフの手間を省くことができます。
また、今やスマホやパソコンの普及率はかなり高く、病院に行こうと思ったらその場ですぐ予約できるので患者さんも予約を取るのが楽になるというメリットがあります。
診療予約システムはIT機器が発達した今の時代に合ったツールです。
2.費用がかかる
診療予約システムは色々な会社からリリースされており、利用するには費用がかかります。
料金は機能によっても異なりますが、初期費用は0円のものもあれば100万円近くかかることもあります。
また別途で月額利用料もかかります。
診療予約システムを選ぶときには機能はもちろん、費用も含めて考えましょう。
3.クリニックに合わせてカスタマイズができる
クリニックによって細かくカスタマイズできるのも診療予約システムの特徴です。
例えば順番を予約するだけの順番予約制か時間で予約を入れる時間予約制を選べたり、デザインを先生の好みやクリニックの雰囲気に合わせて変えることも可能です。
導入するときは診療予約システムを作成している会社に希望を伝え、病院に合った予約システムを作りましょう。
4.院外から順番を確認できる
順番予約制の場合、何番まで呼ばれているかや、いつぐらいに病院に行けば良いかが気になりますよね。
診療予約システムでは手元にスマホやパソコンがあれば順番をいつでも確認できるので患者さんの待ち時間を減らすことに繋がります。
その結果として待合室や駐車場の混雑や院内感染を防げるというメリットもあります。
5.院内の機器と連動できる
診療予約システムは院内のあらゆる機器と連動させることができます。
例えば院内のディスプレイに呼ばれている番号を表示したり、電子カルテとデータを共有したりすることができます。
欲しい機能がある場合はそれを基準にどの会社の診療予約システムにするか決めると良いでしょう。
予防接種予約、電話の自動ガイダンス
診療予約システムの機能６つ
診療予約システムの基本的な仕組みは同じですが、システムによって様々な機能がついています。
そこで診療予約システムで利用できる主な機能を６つご紹介しましょう。
1.順番予約・時間予約
予約制には大きく分けて順番予約制と時間予約制の２つの種類があります。
順番予約制はシンプルに受付の順番を予約するもので、時間予約制は15:00、19:30など時間で予約を入れるものです。
診療予約システムではどちらか片方だけを導入したり、両方導入したりと各クリニックの要望に沿って柔軟に予約方法を設定することができます。
2.順番確認
先ほども触れましたが診療予約システムでは病院で何番まで呼ばれているかをリアルタイムで確認できる機能もあります。
ただ確認できるだけでなく、順番が近づいたらメールや電話で知らせたり、最近ではLINEで通知する機能がついた診療予約システムもあるようです。
順番予約制の場合、いつ頃に行けばちょうど良いかが気になる患者さんも多いので、この機能があると喜ばれるでしょう。
3.電子カルテやレセコンとの連携
診療予約システムは電子カルテやレセコンと受付情報や患者情報を連携することもできます。
連携すれば簡単に各情報にアクセスできるようになります。そのため、受付スタッフの操作の手間を省けるというメリットがあります。
4.予防接種予約
普通の診察の予約だけでなく予防接種予約の機能がついた診療予約システムもあります。
小さい子供の予防接種は対象年齢が決まっていたり、同じワクチンを間隔を空けて打たなければいけなかったりと色々な条件があります。
診療予約システムの予防接種予約はそうした条件を満たさなければ予約ができないようになっており、小児科のクリニックでは特に活用されています。
5.電話の自動ガイダンス
診療予約システムではネットからだけでなく電話から予約を受け付けることもできます。
自動ガイダンスで対応し、日時や時間を電話の数字を押して指定することで予約が入れられるようになっています。
電話でも予約が入れられるようになればパソコンやスマホを持っていない世代の方でも簡単に予約を入れられるようになります。
6.診察券の発行
診療予約システムには独自の診察券を発行できるものもあります。
診察券にバーコードをつけることで来院したときに指定の機器にかざせば受付をすることができるようになります。
また、紙の診察券ではなくスマートフォン上のペーパーレスの診察券を発行できるシステムもあるようです。
手厚いサポートがあるか。
診療予約システムを選ぶときのポイント３つ
診療予約システムは色々な種類がリリースされているだけにどれを選べば良いのか分からずに困るという方もいるかもしれません。
そこで診療予約システムを選ぶときのポイントを３つご紹介しましょう。
1.設定のしやすさ
診療予約システムを選ぶときには設定のしやすさを重視しましょう。
院外からの予約や電子カルテとの連携など色々な機能があるのはとても便利ですが、設定がしにくければうまく使いこなすことができません。
院長でもスタッフでも簡単に使えるような利用者のことを考えた診療予約システムを選びましょう。
2.スマホ対応
スマホに対応しているかどうかも選ぶときのポイントの１つです。
今は多くの人がスマホを持っており、病院の予約をするときも場所を選ばないスマホを使う場合が多いと考えられます。
もし、診療予約システムがパソコンでは使えてもスマホ対応がされていなければ患者さんはスムーズに予約できず、せっかく導入した意味がなくなってしまいます。
そこでシステムがスマホにも対応しているかどうかを契約する前に確認しましょう。
3.サポート
診療予約システムを使っていて分からないことが出てきたとき、もしくはトラブルが発生したときに迅速に対応してもらえるのかどうかも選ぶ上で大切なポイントです。
診療予約システムのトラブルが長引くと患者さんが予約できなくなり、クレームの元になったり、患者数の減少に繋がったりします。
そこでどのようなサポートがあるのかもチェックしましょう。
スタッフの手間がかかる。
電話予約の特徴５つ
予約制にはネット予約だけでなく電話で予約を受け付ける方法もあります。
最後に電話予約の特徴についてもご紹介していきましょう。
1.スタッフの手間がかかる
電話予約では診察の予約を入れたい人が病院に電話をかけます。
そのため、受付スタッフはその度に電話を取らねばならず、手間がかかるという特徴があります。
通常の受付業務や電話対応と並行しながら行うため、とても忙しくなります。
電話予約の導入を検討するならこの点を必ず考慮に入れましょう。
2.無料で始められる
診療予約システムは初期費用や月額利用料がかかりますが、電話予約の場合は電話を受け取るだけなので何かシステムを新しく導入する必要はありません。
利用する機能によっては診療予約システムは初期費用に100万円近くかかることもありますから、費用がかからないのはメリットですね。
3.ミスが発生する可能性がある
電話予約では人が電話を取って予約を入れるため、予約の電話をしたのに予約されていなかったというミスが発生する恐れがあります。
その場合、予約ができていなかった患者さんが怒るのはもちろんのこと、ダブルブッキングが発生し、その後の診療時間にズレが出てしまうというトラブルが発生する恐れがあります。
電話予約を選ぶならミスが発生しないようにする仕組みを用意することが重要です。
4.誰でも利用できる
ネットによる予約だとスマホやパソコンを持っていない人は予約をすることができません。
しかし、電話予約ならネット環境が整っていない人でも予約を入れることができます。
この特徴を踏まえると特にお年寄りが多いクリニックでは診療予約システムよりも電話予約の方が望ましいと言えるでしょう。
5.キャンセルに手間がかかる
診療予約システムでは一度入れた予約をキャンセルする場合はネット上からできることが多いですが、電話予約の場合もう一度連絡しなければならず、手間になってしまいます。
そのため、キャンセルの連絡が面倒なので無断キャンセルをする人が出てくる可能性もあります。
予約制を導入する際は無断キャンセルが発生したときの対応や、無断キャンセルを発生させない仕組みづくりが大切です。
まとめ
病院の予約制には診療予約システムを利用したネット予約と電話予約の２種類があります。
診療予約システムには費用がかかる、院外にいながら順番の確認ができる、電話予約には費用がかからない、スタッフの手間がかかるといったそれぞれ違った特徴があります。
クリニックに予約制を導入しようと考えている方はぜひこうした特徴を把握した上で適切な方法を選びましょう。
