クリニック開業時には様々な準備が必要となります。建設、医療機器の選定からスタッフの募集、集患など、数えたらきりがないほどにあり、全てが経営に必要不可欠です。
今回はスタッフの募集からマネジメントまで、クリニック運営を支える人材まわりについての重要性を説明していきます。
スタッフの集め方と選び方について
クリニック運営は受付や事務、看護師、助手など、スタッフたちの協力によって成り立つものです。特に開業直後の不安定な時期には、スタッフ全員が一致団結したチームワークが必要となってきます。採用する側である先生は、そんな組織の一員となってくれる優れた人材であるかどうかを見極めなければなりません。
募集の手段として、まずは費用いらずで利用できるのが魅力的なハローワークがあります。しかし看護師などの専門職については、より職業意識の高い人材を採用するために、掲載費用がかかる民間の転職サイトを利用する方が得策の場合もあります。
クリニック周辺地域からパートタイムのスタッフを募りたい場合は、配布エリアが絞り込める折込チラシの求人が有効です。
このように、欲しい人材とマッチする募集方法をうまく使い分けて利用しましょう。
組織づくりは理念が重要
理念とは、組織が目指すもの・あるべき状態の根本の考えであり、組織の目的でもあります。組織に所属する全員がこの目的に向かって多数の目標をたて、進んでいきます。
「進む方向を一つに定めて、スタッフ全員がそれに向かって進むこと」、これが組織として最も重要です。特に医療の現場はチームワークがとても大切になります。
しかし、医療分野の人材は、専門に特化している人が多く、自分自身のやり方、考え方を持って進めることに慣れている人も多くいます。組織の進む方向性を意識できず、理念の統一がなされない、一人一人の意識がバラバラになってしまうといった事態にもなりかねません。そうなれば、患者さんに不信感を与える結果となってしまいます。
理念を通じて、経営者とスタッフの意識を統一し、進むべき方向に進むことで一体感が生まれ、患者さんが不安なく通院できる組織が出来上がります。
スタッフの目標設定方法
クリニックの組織運営では、スタッフ一人一人がきちんと目標設定を行うことが重要です。その際、クリニックの理念・目標に向けて、個人としてはそこに向けてどのように進んでいくかを考えさせることが必要です。
初めから背伸びしすぎて達成出来ない目標を掲げても意味がありません。今出来ていることに少しプラスして達成感を味わい、自信を持ち続けることのできる目標にすることが重要です。
目標設定は以下の４つの手順を繰り返します。
（１）クリニックの理念を理解する
（２）その理念に向けて、組織として一年の目標を立てる
（３）２の目標に向けて、スタッフ個人が目標を立てる
（４）設定した期間毎に目標に向けての進捗を振り返り、変更があれば修正する
定期的に振り返り達成具合を確認することで、モチベーションをキープしていくことが出来ます。出来ない目標設定ではなく、出来ることに少しプラスをして、出来る自信をつけていく。その積み重ねが、スタッフ個人の成長に繋がっていきます。
パートタイムスタッフの割合が多いと起こること
スタッフを採用する際、常勤スタッフとパートタイムスタッフの割合を考える必要があります。開業して１年が経つ皮膚科クリニックの実例で説明します。
開業当初はパートばかりの７名のスタッフでスタートでした。最初の頃は患者数も少なかったためこのスタッフ数で十分やっていけたのですが、繁忙期を迎えると急に忙しくなり、急遽２名のパートを採用しました。
しかし、繁忙期が終わると患者数も減り、今度は逆にスタッフが余るようになりました。その時の状況に合わせ、スタッフの勤務日数や勤務時間を減らしたのですが、これでは給料が安定しないと４名のスタッフが退職してしまいました。
このような状況では、スタッフは定着せず、患者様からの印象も良くないですよね。
人件費だけ見るとパートタイムスタッフの採用の方が魅力的に感じることもありますが、スタッフの退職が続けば、採用の募集経費、面接、教育や育成の時間コストも膨大にかかります。
強い組織を作っていくために、パートタイムだけでなく、常勤スタッフを配置することが大切です。
マニュアル作りがもたらすメリット
クリニックにおけるマニュアルを作ることで、スタッフ全体の行動基準を統一することが出来ます。全員で共有することで、チームとしていつも意識や行動を統一することが出来ます。また、一度作ることによって、新しいスタッフが入ったときにもスムーズに育成することが可能です。
マニュアルは、業務マニュアルだけでなく、基本行動や身だしなみについても作成すると良いでしょう。
以下はマニュアル作成時に気をつけたい７つのポイントです。
（１）全員参加で考える
（２）理念に沿っているかを軸にする
（３）誰が見ても簡単に理解出来るようにする
（４）いつも見える場所に貼る、各個人が身につけられるサイズの物を作るなどする
（５）マニュアルの内容は最低でも１年に１度見直しをかける
（６）各役割の業務マニュアルがあると良い
（７）常に活用出来ているか確認する場を設ける（ミーティング等）
スタッフ全員が納得できるマニュアル作成で、スムーズなクリニック運営を目指しましょう。
スタッフの離職率を下げるためにすべきこと
離職率が高いと、スタッフ補完のための採用コスト・育成コストが発生することはもちろん、退職者を膨大に出しているブラッククリニックという噂が立ってしまう可能性もあります。退職者を生み出している原因にしっかりと目を向けることが必要です。
雇う側と雇われる側の関係は、本質的にはギブアンドテイクです。スタッフは自らの時間とスキルを提供するかわりに、それに見合うだけの価値をクリニックから受け取ります。ですので離職率が高まるということは、クリニックがスタッフに十分な価値て与えられてないとも推測出来ます。価値とは給与の金額だけではなく、成長と学習の機会であったり、充実した福利厚生、職場環境の快適性、働きぶりに対する正当な評価等も含まれます。
もちろん全てを一気に改善することは難しいので、スタッフへのヒアリングを行いながら優先順位の高いものから徐々に着手していきましょう。
まとめ
クリニック運営において、スタッフマネジメントはとても重要な要素の一つです。
適切なマネジメントを行い、健全なクリニック運営を目指しましょう。
